בואו נפתח את זה: על אופן ספייס במשרד

ההגדרה היבשה ל"אופן ספייס" הינה חלל פתוח במקום העבודה, שמטרתו למקסם את ניצול החלל מבחינת היחס בין עמדות עבודה לשטח. למעשה, מדובר באיזור עבודה שבו מספר עמדות אשר ביניהן לא חוצצים שום קיר או דלת. זהו חדר אחד, שיכול להיות גדול מאוד, ובו כולם עובדים יחד – כל אחד בעמדתו, עם הציוד הנדרש לו על פי אופי עבודתו. חללי אופן ספייס נפוצים במוקדים טלפוניים (שירות לקוחות, מוקד מכירה, מרכז תמיכה), בחברות הייטק ועוד.

לאופן ספייס יש מספר יתרונות: החל מעלויות הבניה הנמוכות לאור הניצול המקסימלי של החלל והחיסכון העצום באנרגיה בשל תאורה ומיזוג יעילים של החלל, ועד לעליה ביעילות העבודה של כלל העובדים בזכות התקשורת היעילה, עבודת הצוות, שיתוף הפעולה וקיצורי דרך המושגים באמצעות ויתור על היררכיה משרדית. כך למשל במקום לקבוע פגישה עם הבוס במשרדו על מנת לשאול מספר שאלות בנוגע לפרוייקט כלשהו, אפשר פשוט להרים לרגע את הראש מעל המחיצה ולקבל את התשובות באופן מיידי.

מאידך, לאופן ספייס יש גם כמה חסרונות. כך למשל עובדים רבים שאינם מורגלים בעבודה בחלל אחד משותף עשויים להתקשות להתרכז במשימותיהם. חיסרון נוסף הוא העובדה שבחלל כזה בדרך כלל אין שום פרטיות וניתן לשמוע כל דבר החל מהחלפת טונר למדפסת ועד שיחות טלפון אישיות, מה גם שכל מי שעובר מאחורי גבו של עובד כלשהו יכול לראות מה נמצא על מסך המחשב שלו בכל רגע נתון ולפגוע בפרטיותו. ועדיין לא דיברנו על מה שקורה כאשר לאחד מן העובדים מתחשק לאכול קלמנטינה בפינה אחת של האופן ספייס ועובד אחר דווקא הביא סלט עם אקסטרה בצל לארוחת הצהריים…

עיצוב אופן ספייס

כאמור, לשיטת האופן ספייס יתרונות משמעותיים כגון חיסכון בעלויות הקמה ותפעול, הגדלת היעילות של העובדים, יצירתה של תרבות ארגונית המתבססת על תקשורת ושיתוף פעולה ועוד. לפיכך, הן עסקים המבקשים להתרחב ולגדול מבלי להגדיל את נכסיהם הפיזיים ולשכור עוד משרד, והן עסקים המבקשים לייעל את תהליכי העבודה שלהם, בוחרים בשיטה זו.

הדרך לעצב משרד בשיטת אופן ספייס מחייבת לשים לב כמובן לשטחים הפתוחים הנדרשים בחלל תוך שילוב הצורך בעמדות עבודה הפזורות בו באופן יעיל, ועם זאת מבלי להתעלם מן הפרטיות המינימלית הנדרשת לעובדים לשם תחושת ביטחון ונוחות. דרך זו עוברת דרך שימוש מושכל במחיצות, באביזרים ובריהוט הכולל שולחנות, כסאות עבודה ורהיטים נוספים. אגב, אם מדובר בעסק שפעל בשיטה אחרת ובוחר לבצע עיצוב מחדש על מנת לעבור לשיטת האופן ספייס, ניתן לעשות שימוש בחלק מן הרהיטים הקיימים (וכך לחסוך את הצורך לרכוש ריהוט חדש באופן מלא).

שיקול חשוב שיש לעשות בעת בחירת ריהוט משרדי לאופן ספייס הוא הצורך במקומות אחסון מצד אחד לעומת שטחי עבודה שיאפשרו לעובדים לבצע את עבודתם. כך למשל חשוב להקפיד להציב בכל עמדת עבודה שולחן עם די מקום לעובד עצמו אבל גם לאביזרים נוספים שנדרשים לו (טלפון, מחשב, מדפסת), וכן ארוניות או מגירות לאחסון; ועם זאת להותיר לו גם די מקום לקשט את פינת העבודה שלו בפריטים אישיים שיקנו לו תחושה מעט יותר ביתית וישפרו את מצב רוחו בשעת העבודה.

כדאי גם לקחת בחשבון שאופן ספייס הוא אמנם חלל עבודה עיקרי, אולם יש ליצור גם מקומות נוספים מחוצה לו עבור צרכים שונים של העובדים. כך למשל יש ליצור חדרי ישיבות או חדרי עבודה קטנים שיהיו מיועדים לפגישות אישיות שבהן עולים פרטים אישיים, ומומלץ גם ליצור מרפסת או מטבחון משותף שיהוו מקום מפלט עבור עובדים שזקוקים לכמה דקות של התאווררות מן הביחד של האופן ספייס המשרדי.